Hakikat Sekretaris

Tujuan Umum : Para calon Sekretari dapat memahami hakikat sekretaris sebagai langkah menjadi sekretaris yang profesional

Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menyimpulkan dan membuat definisi Sekretaris; (2) menyebutkan jenis-jenis sekretaris; (3) merinci tugas-tugas sekreatris; (4) menentukan syarat-syarat menjadi sekretaris; (5) mempraktikkan penampilan sekretaris; (6) mampu mengembangkan sikap dan kepribadian seorang sekretaris

A. Pengertian Sekretaris

kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

1. M. Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :

“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief “

(Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu)

2. H.W. Fowler dan F.G. Flower: secretary : Person employed by another to assist in correspondence, literary, getting information and other confindential matters. Official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business. (orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya)

3. Louis C. Nanasay and William Selden

secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive. (Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

Pertanyaan:

1. Dari beberapa pengertian di atas coba Kamu rinci apa saja tugas seorang sekretaris!

2. Dari beberapa definisi pengertian sekretaris tersebut coba kami simpulkan, sehingga menjadi pengertian sekretaris menurut pendapat Kamu !

3. Baca kembali pengertian sekretaris diatas, dan pahami kalimat bahasa Inggrisnya. Coba sekarang utarakan didepan tutormu tentang pengertian sekretaris dalam bahasa inggris.